图书馆与资料室的建立论文
2020-09-22 18:05:55 99
[摘要]以广西师范大学为例，阐述了建立高校图书馆与院系资料室联合目录数据库的重要性，并讨论了实施细节。
[关键词]大学图书馆；参考室；书目数据库；联合目录
1前言
自1998年11月以来，国家高等教育文件安全系统CALIS（中国学术图书馆和信息系统）自正式建立以来，已取得了丰硕的成果。目前，CALIS三级安全系统骨干网的基本框架（国家文档信息服务中心，区域分支中心和图书馆）已经完成，成员发展迅速。 “截至2006年12月31日，联合目录的成员总数达到604个。家庭”。 CALIS在建设的第一阶段已取得了显著成果：共建和共同知识共享的概念已得到普遍认可；越来越多的高校图书馆积极参与CALIS的建设，同一地区高校图书馆之间的合作活动也在增加。更多;馆际互借活动的方法，方法和服务越来越丰富；促进了一些高校图书馆的现代化建设，建立了多个省市级文献信息安全体系，增强了对用户文献信息需求的保护力度。
但是，当我们为高校之间文档资源的共建共享而做出不懈的努力并取得可喜的成就时，我们常常会忽略眼前的事实：在大学中文档资源的共建共享。我们自己的学校是由于种种原因而停滞的。以CALIS为中心的文档信息共享网络主要在大学图书馆之间运行，而作为大学内部图书馆一部分的部门和资料室大多被抛弃在发展轨道之外。作为CALIS不可或缺的一部分，大学的内部文件信息系统还包括学院和系的资料室，没有系的资料室的参与，大学自身的文件安全系统是不完整的，从而影响了CALIS Protection的整体文件编制。因此，CALIS强调，高校必须大力加强自身文件安全体系的建设，以促进CALIS全面的文件资源。因此，构建自己的文档安全系统作为CALIS成员库非常迫切。高校文献资源的共建共享是促进大学教学与科研发展的重要组成部分，也是CALIS赋予我们的责任。
我们的图书馆是CALIS的成员图书馆。从建立到示范到实际实施，我们大学的文献资源保障体系已经得到了充分的准备。其建设目标是一方面建立文件安全体系，建立高校文件资源共享网络，将高校教学科研信息服务提高到新水平，为建设提供坚实的基础。关键学科和总体目标的实现另一方面，CALIS赋予我们构建自己的子系统的责任，并进一步巩固和改进CAL。IS三级文档安全系统为提高CALIS服务的综合水平和扩大CALIS服务的范围做出了有力的推动。
的大学文档安全系统的一项非常重要的工作是构建大学的联合目录数据库，这是公知和共享的基础。只有通过为整个学校建立统一的统一目录数据库，我们才能谈论在学校内部共享文献信息资源。由于各种原因，许多大学没有进行联合书目数据库的建设，或者书目数据库的建设不完整。这样的书目数据库并不完整，无法保证整个大学的文献信息资源。在线公开询问是实现相互知识的最佳途径。馆际互借和文献传递是馆际互助，互惠互利的真实体现。所有这些都建立在联合目录数据库上。在这种背景下，我们大学的联合目录数据库已被全面构建为2006年整个大学文学和信息建设的重中之重。
2联合目录数据库的构建内容和目标
]广西师范大学联合目录数据库是广西师范大学文献安全体系的重点数据库之一。该项目计划在一年之内建立一个大学范围内（图书馆，系和参考室）的联合目录数据库，并建立具有三个主要服务系统的文档资源：在线协作编目，书目资源公共查询和校际互借。共享系统。其建设内容是利用现代信息技术建立全校资源共享网络，为学校的教研人员提供教学和科研人员，以在线方式查询书籍，期刊和其他文献资源，以支持在线高校文献资源系统编目，实现全校乃至国内外馆际互借和文献传递，将大学教学科研信息服务提升到一个全新的水平，为重点学科和学科建设提供了有力保障。实现大学的总体目标。
该项目的目标是建立一个具有三个主要服务系统的资源共享系统：在线合作编目，书目资源公共查询和校际互借。为学校的教学和科研人员提供图书，期刊和其他文献资源的在线公共查询，支持图书馆和学校部门及部门的资料室的在线编目，并实现学校与部门之间的学术间借阅和文件传递。
以上三个服务子系统基于联合目录数据库。不同MARC格式的多语言，多类型和书目记录都集成在同一个书目数据库中。它包括中外文献目录，以及非书籍资源的目录，例如多媒体和电子资源。该项目依靠校园网络统一采用慧文文档信息服务系统，并遵循CALIS编目规则。计划在一年内完成对学校内所有书籍，期刊和CD-ROM的大约600,000个书目数据的回顾工作。公共查询服务实现了整个学校的在线协同编目以及各院系之间文件的借阅和转移，为学校文件安全系统的全面实施和滚动发展奠定了良好的基础。
作为CALIS成员图书馆，我们大学的联合目录数据库在建设目标和建设计划的总体目标方面遵循与CALIS联合目录项目一致的构建原则。但是，作为一项国家建设项目，CALLS联合目录子项目可为全国乃至全世界的所有有需要的用户提供服务。在宏观规划和微观把握方面，该项目可能会更多地关注宏观因素。作为其子系统的成员，我们将学校的实际情况结合到了大学联合目录数据库的构建中，尤其是在学校文件安全系统构建的初期阶段，我们将重点更多地放在了每个学校的具体实施上链接。
3联合目录数据库构建的初步准备
我们图书馆中文献资源的机器可读目录的所有数据已在2004年之前进行了回顾性完成，但只有一个每个部门中很少有资料室图书馆已派人使用假期来回溯总计约30,000条机器可读的目录数据。联合目录数据库的构建必须首先对学院和部门的资料室中保存的所有文档进行数据回溯。这是一项复杂且耗时的任务。必须对工作对象进行详细调查以制定具体的实施计划。调查结果如下。
（1）设备严重不足。在18个学院中，只有艺术学院拥有2台工作机和5台检索机，并于2000年购买了ILAS文档信息服务系统。其他学院自己的设备大多是旧计算机，这些旧计算机已从各个学院的实验室中淘汰了。差，无法完全支持现代文献信息服务系统的正常运行。
（2）人员短缺。调查显示，在18个部门中有5个在资料室只有一个专职人员，其他5个部门的职员只有一半（资料室的人员还兼任财务和办公室秘书。 ），该部门资料室的大多数员工都是多人，并且非常紧张
（3）工作方法落后，都是人工服务，尽管艺术学院购买了ILAS文件信息服务系统，由于人员短缺且现有人员不具备现代文档信息管理和服务的技能，因此无法有效地应用ILAS的功能
（4）书目数据丢失。该部门资料室的大多数书籍和期刊都是无机阅读目录数据和完整的卡片目录，它们只是根据一般主题归类放在书架上，可以根据经验找到它们
。 ]（5）文献回溯尚未完成。学校的18个学院，系和附属机构共有269,941,657,001册文学作品。除了文化旅游学院，社会科学系，化学化工学院和附属的外语学校（自2001年以来已被我们图书馆的工作人员采用）外，它们已经完成了30,000多种，其中80,000种中文书籍具有追溯力，目前仍超过24万本。需要追溯到机器可读的目录数据中超过577,000本书。
调查显示，图书馆完全派出了自己的员工完成这项工作被证明是一个漫长的项目。由每个部门的参考室的员工来实施它甚至是不现实的。正是在这个时候，学校非常重视图书馆的建设，以满足普通高等学校的本科教学评价。 ，向学校申请特殊资金并获得学校批准。该项目规定应在一年之内意外完成。以前，该项目已经进行了5年。
4建立数据库数据库建设计划
联合目录数据库的建设考虑了我们学校的具体情况：日程紧张，条件恶劣和人员短缺等。我们决定一步一步地完成它们。就是说，学校是统一动员的，图书馆专门负责组建一个特殊的项目小组，由图书馆在各部门和部门的合作下统一派遣。实施将分为三个阶段。
4.1第一阶段：项目准备阶段
4.1.1在图书馆中建立项目团队，作为建设和实施联合目录数据库项目的实施机构，以及全权负责项目的设计，施工和管理。
4.1.2使用设备进行统一招标。每个部门都配备了多于两台计算机，一台作为工作计算机，另一台用于用户检索。
4.1.3所有院系和图书馆均采用汇文文献信息服务系统。整个学校的所有书目数据都建立在同一个中央数据库中。艺术学院原来的ILAS系统不再使用。 。
4.1.4对每个部门和资料室的员工进行业务培训的第一阶段。
4.2第二阶段：项目运营阶段
4.2.1建立特别小组。招聘社会成立专门的编目团队，并为招聘人员进行编目培训。培训内容包括：《中文图书分类》第四版，《书目着录概述》，《总着录规则》，《 CALLS在线合作编目手册》等。
4.2.2。建立数据库建设标准。建立健全数据库建设的标准，规范和规定，实行统一的数据库建设格式和标准。
4.2.3。制定编目规则。根据文档描述的一般规则，常见的书籍描述规则，中文机读目录格式和CALIS在线合作编目手册，它与采购和编辑部门的书籍编目规则一致。选择规则等。
4.2.4确定数据回溯模式。书目数据回顾主要采用两种方法：按卡输入数据或按文档输入数据。过去，对我们图书馆中书目数据的回顾是使用原始卡片目录逐一检查书籍，然后使用卡片来追溯数据。由于图书馆书籍存放在不同的储藏室中，因此容易造成核泄漏。另外，由于书籍错误，书籍丢失，书籍未归还等原因，基于卡片追溯的数据，在花费大量人力后获得的卡片记录仍然存在不小的错误。到目前为止，由于库导致的数据错误和数据遗漏等一些问题尚未完全解决。因此，这次我们决定使用直接回溯方法。
4.2.5制定工作流程。合理的工作流程是高质量和高效率的保证。
（1）数据处理流程。
1）日记。如果MARC记录已添加到我们的图书馆数据库中，则仅添加诸如发行号之类的收藏信息。对于我们图书馆中没有MARC数据的期刊，项目团队人员应制作MARC数据并分配请求编号，然后期刊编组的负责人将添加特定信息。
2）书籍。仅检查图书馆中央数据库中具有书目数据的书籍的副本，并指明具体的收藏位置；从CALIS下载没有中央数据库中数据的书籍，并参考字段690添加电话号码和重复信息。如果无法通过多种重新检查方式在中央数据库中找到已编辑的书籍，并且没有CALIS数据可下载，则需要原始目录。处理流程如图1所示。（2）人员工作流程。
利用工厂流程操作的高效工作经验，将招募的13名员工分为四个部门：4个致力于添加副本和下载数据（A组），另外4个正在进行原始编目（Group（组）） B），由2个人制作外语图书数据（C组），由3个人负责备份期刊数据（D组）。
由于具有中央数据库中现有数据的书籍和可以从CALIS下载数据的书籍占大多数，因此需要提取原始编目书籍并提交给B组。因此，B组的总数这4组中的A是第一个完成的。在完成第一个部门后，他们首先进入下一个部门，然后是原始目录或外语小组，一个接一个地跟进，形成了滚动的工作流程，因此每个工作链接都紧密相连。有关工作流程，请参见图2。
大多数部门和部门的资料室都很紧凑，不可能提供可以同时容纳十多人的工作场所。我们将员工分为不同的组。一方面，我们从流程操作的高效率中学习。专攻工作将使速度最大化。此外，基于数量的薪酬结算方法将大大提高我们的工作效率。 ;另一方面，它可以有效地进行人员转移，但也可以确保工作环节紧密相连。我们从拥有最佳现场条件的部门开始，然后随着不同的小组进入下一个部门，我们实施人员分离。
事实证明，这种工作方式是一种高效的工作方式。我们的项目团队有3名工作人员（负责工作管理，培训和数据采样）和13名编目人员。在8个月的时间内，完成了书目数据的回顾工作，例如超过440,000卷（张）的书籍和CD。
4.2.6完成建设并初步完成建设目标。我们采用建设开放的方法，建立一个部门，开设一个部门。并减少读取与往常一样，在数据追溯期间使用阅读器对接收阅读器的影响。如果读者需要借书并且仍然使用手动注册来借书，则将读者返回的书首先输入数据中，然后尽可能地放在书架上，而不影响读者的使用。最后一个学院和系的建设完成后，它将进入完整的运营阶段。
4.3第三阶段：进一步优化，改进和维护已构建的数据库，并发挥其各种功能，
4.3.1运行文档信息服务系统的各种功能。为每个部门和资料室的工作人员提供进一步的专业培训，包括汇文文件信息服务系统各种功能的操作和应用。并加强在线编目工作，开展编目工作考核，制定考核标准，只有通过考核的人才可以由图书馆编目部门开放，然后由学院和部门在线购买新书。
4.3.2进行数据修改和维护。大规模的数据回溯将不可避免地导致某些问题数据。项目团队安排了专门人员进行长期数据维护和修改，以确保数据质量。
4.3.3制定共享规则。高校文件信息安全系统建设的目标是走综合发展之路，为全校培养高层次人才，开展学科研究提供文件信息保障。建立全校范围的文档信息共享规则是共建共享的保证。原则上，所有文献资源都应在共享范围内，但要考虑到资料室，人员配备等的特点，第一步要采用与图书馆相同的全开放式服务，并且要满足条件还不够成熟渐进的实施过程。第一步是让学校发行借书卡，借书卡由图书馆和部门共享。同时采用有限借阅的方法，即资料室的文献主要用于阅读和复印。可以提供一些部门的图书借阅，但可以缩短期限，以提高流通速度。在获得一定程度的共享经验之后，我们将开放多层面和更高层次的共享服务。作为中央图书馆，图书馆应有效地发挥服务的领导作用，并有责任做好技术指导。
5结束语
因为这项工作是在欢迎评估的机会下进行的，所以学校在思想和认知方面高度统一，并且学校实施了特殊的经费筹措，有足够的人才和财政资源。保证，工作进行得很顺利。原定于一年内完成的工作需要8个月的时间才能提前完成。初步运行后，反应非常好，学校图书馆的状况有了很大提高，意义深远。
（1）实现文学的常识共享。大学联合目录数据库的建设已达到将整个学校文献信息联网的目的。用户可以通过图书馆的书目查询系统查询数据库中的所有数据，并根据目录提供的馆藏地址请求借阅，充分发挥文献资源的作用。
（2）实现文献资源的最大利用。文学的价值只能体现在利用的过程中。从这个角度来看，更多的人使用，其价值越大。大学赞助的目录编制完成后，师生反应非常好，利用率大大提高。
（3）加强协作：在与各部门的过去一年的合作中，图书馆方面负责回溯机器可读目录数据，部门工作人员组织学生张贴条形码，摆放货架默契的理解为将来的合作发展奠定了良好的基础。进一步的工作是开展协调采购，扩大用现有资金购置的图书种类，并根据大学重点学科建设的需要进行资源采购划分和合理布局，实现资金的合理利用。从而减少了人力和财力的整体投入。
（4）大大改善了我校的信息服务设施和条件，深刻改变了传统的服务方式和运行机制，为推动我校文献资源向数字化和数字化的发展奠定了坚实的基础。网络化发展。 。
